Las reuniones: Lo mejor y lo peor en los equipos

reunioLas reuniones son la mejor herramienta de trabajo de los equipos, si se siguen unos pasos mínimos obligatorios. En caso contrario, son la mayor pérdida de tiempo en las organizaciones. Aquí van algunas sugerencias de sentido común.

ANTES DE LA REUNIÓN

  • Lo primero que tiene que hacer quién convoca la reunión es tener claro cuál es el objetivo. No hay que planificar igual una reunión de trabajo, que una reunión de presentación, que una reunión de control, que…
  • A continuación es preciso preparar la reunión: temas a tratar, duración, cuando, donde, con quién, material i/o documentación necesarios,…
  • Finalmente hay que comunicarlo a los participantes asegurando su recepción y posterior asistencia.

DURANTE LA REUNIÓN

  • Imprescindible controlar los tiempos dedicados a cada punto a tratar. Para ser eficientes, la reunión debe empezar a la hora y acabar en el tiempo previamente pactado.
  • Siempre hay que empezar por la lectura del acta de la reunión anterior para  revisar el cumplimiento, o no, de los acuerdos.
  • De cada punto a tratar debe salir un acuerdo, una fecha límite de cumplimiento y un responsable.
  • Alguien debe ser el responsable de escribir el acta de la reunión y leerla al final.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN

  • Mandar copia del acta a los asistentes y a cualquiera que le afecte alguno de los acuerdos.
  • Añadir a nuestra lista de tareas las que se desprendan de alguno de los acuerdos tomados.

Si seguimos estos sencillos pasos: conseguiremos que nuestras reuniones sean eficientes, que no sean aburridas y que todos los acuerdos se lleven a cabo en los tiempos establecidos, podremos exigir responsabilidades en caso de incumplimiento y además nuestros colaboradores trasladarán el formato a las reuniones con sus equipos.

Francesc Blasco

Socio

fblasco@cataliza.org http://www.cataliza.org

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